Obniżaj koszty druku!

Od pierwszego dnia po zainstalowaniu systemu Printoscope  i wprowadzeniu zalecanych przez firmę Solution4Office procedur Klient uzyskuje oszczędności wynikające z efektu psychologicznego czyli spadek nakładów – ilości wydruków i zużycia tonera tym samym obniżając koszty drukowania w firmie.

Z naszych doświadczeń wynika, iż z tego tytułu średnio ok 30% następuje spadek kosztów druku.

Po zainstalowaniu systemu Printoscope Klient w prosty i szybki sposób może uzyskać wszelkie informacje z urządzeń drukujących zarówno zainstalowanych lokalnie, udostępnionych jak i sieciowych.

Dodatkowo firma Solution4Office sugeruje przeprowadzenie analizy kosztów druku – czyli sprawdzenie jakie są koszty poszczególnych wydruków i czy da się obniżyć je poprzez przestawienie lub wymianę urządzeń mniejszych nabiurkowych na większe tańsze w eksploatacji. Analiza jest pierwszym krokiem, aby obniżyć koszty drukowania w firmie.

Audyt w szczegółach polega na analizie raportów generowanych automatycznie przez system w ramach, którego otrzymujemy wszelkie informacje dotyczące wydruków, m.in.: ilości wydrukowanych dokumentów, ilości stron, obciążenia drukarek, jakości wydruku, podziału na kolor/b&w, duplex/simplex, koszt wydruku.

Klient może przeprowadzić audyt samodzielnie lub całość zlecić firmie Solution4Office, która dysponuje wykwalifikowaną kadrą analityczną oraz jako producent oprogramowania Printoscope ma niezbędne narzędzia do zbierania danych.

Wprowadź druk poufny i wędrujący

Chcesz zadbać o bezpieczeństwo wydrukowanych, poufnych dokumentów?  Mają być bezpieczne i nie mają trafiać w niepowołane ręce? Chcesz pozyskać wiedzę kto kopiuje i ile dokumentów? Chcesz mieć wygodę i odebrać swój dokument z dowolnej drukarki? A może chcesz wykasować niepotrzebnie lub omyłkowo zlecony wydruk?

DRUK POUFNY

Urządzenia biurowe są jednocześnie używane przez wielu pracowników, a nawet różne departamenty, a więc dbanie o bezpieczeństwo dokumentów tworzonych w firmie nabiera coraz większego znaczenia. Należy podkreślić, że dokumenty pracowników powinny być bezpieczne nie tylko na ich stacjach roboczych, ale również w drodze (sieci) na drukarkę oraz w momencie wydruku. Jedną z opcji, która pozwala na skuteczne zabezpieczenie drukowanych dokumentów, jest funkcja druku poufnego. Dzięki niej proces drukowania zostaje uruchomiony dopiero po wprowadzeniu unikalnego kodu PIN  lub zbliżeniu własnej karty zbliżeniowej – stosowanej np. do rejestracji czasu pracy lub otwierania drzwi. System Printoscope pomaga również w usunięciu niechcianego zleconego dokumentu oczekującego już w kolejce na wydruk. Wystarczy, aby użytkownik po wybraniu opcji kasowania na urządzeniu Printoscope Terminal lub panelu urządzenia MFP usunął je z kolejki.

WYDRUK WĘDRUJĄCY

Formą druku poufnego, który również zabezpiecza drukowane dokumenty zwiększając komfort pracy jest tak zwany druk wędrujący, podążający lub follow me printing.
W praktyce jest to wydruk wędrujący za pracownikiem – oznacza to, że dokument wydrukować można na dowolnym urządzeniu na terenie firmy w ramach zdefiniowanych urządzeń drukujących.
W ramach systemu Printoscope możliwe jest zastosowanie tak zwanej funkcji asystentki – to poszerzona wersja standardowego wydruku wędrującego – wyznaczenie osoby do odebrania swojego wydruku tym samym pracownik/manager może wyznaczyć osobę do odbioru swojego dokumentu.

ZLICZANIE KOPII

System Printoscope potrafi zablokować urządzenie MFP aż do momentu zalogowania pracownika kartą zbliżeniową dowolnego producenta lub PINem. System zarejestruje informacje o wykonanych kopiach przypisanych do zalogowanego użytkownika oraz ich jakości.

Kontroluj treść drukowanych dokumentów

Printoscope  zapewnia możliwość czytania i przechowywania treści WSZYSTKICH stron drukowanych dokumentów oraz z WSZYSTKICH drukarek zainstalowanych w firmie zarówno lokalnych jak i sieciowych. Program pozwala na archiwizowanie i komisyjne przeglądanie treści wydruków. Wydruki przechowywane są przez system przez określony czas.

Wydruki wykonywane przez użytkowników są archiwizowane w repozytoriach w takiej postaci, w jakiej zostały wysłane do urządzenia drukującego (pliki RAW). System obsługuje wiele repozytoriów, do których dostęp jest realizowany z poziomu konsoli administratora.

Wydruki prezentowane są w postaci wielostronicowych plików graficznych w formacie PDF lub TIFF.

Dostęp do wydruków jest ściśle określony. Wgląd w treść drukowanych prac mają tylko bezpośredni menadżerowie wykonawców wydruków. Poszczególni menadżerowie nie mają dostępu do wszystkich wydruków zarejestrowanych w systemie, a administrator główny systemu Printoscope nie otrzymuje uprawnień do podglądu żadnych wydruków chyba, że firma określi inaczej.

Udostępniaj odpłatnie druk i kopie

Printoscope  to również rozwiązanie umożliwiające samodzielne wykonywanie wydruków, kopii i kopii dokumentów na ogólnodostępnych urządzeniach wielofunkcyjnych (MFP)  zlokalizowanych na terenie uczelni wyższych lub szkół.

Korzystanie z systemu Printoscope oznacza koniec stania w długich kolejkach w oczekiwaniu na drogi wydruk o niskiej jakości, stworzony na wyeksploatowanym urządzeniu. Dzięki systemowi użytkownik ma możliwość wysłania swoich dokumentów do druku, ustalenia parametrów i sprawdzenia ceny drukowanych dokumentów przed ich zleceniem. Obsługa urządzenia generującego wydruki, kopie i skany możliwa jest z poziomu intuicyjnego w obsłudze, wbudowanego w to urządzenie panelu dotykowego lub zewnętrznego  Terminala z wbudowanym czytnikiem kart zbliżeniowych zależnie od producenta urządzenia MFP.